Digitale Langzeitarchivierung

Langzeitarchivierung bedeutet die Sicherung von Daten und von deren Benutzbarkeit über mehrere Generationen von Hardware, Software und Dateiformaten hinweg.

Für archivierungswürdige Daten ist dies grundlegend, weil Datenträger wie auch Dateiformate eine begrenzte Lebensdauer haben. Im Vergleich zu Papier mit einer Lebensdauer von mehr als 1000 Jahren wird bei einem USB Flash Drive von nur 10-75 Jahren ausgegangen. Gleichzeitig sind die verschiedenen Generationen von Dateiformaten zu beachten, z.B. ältere Word-Formate sind kaum mehr darstellbar.

Bei Fragen zur Langzeitarchivierung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: berda.ub@unibe.ch

Digitale Langzeitarchivierung (LZA)

Warum ist LZA notwendig?

Digitale Information ist abhängig von technologischen Entwicklungen, und daher in Gefahr, sofern keine LZA vorgenommen wird. Hardware (z.B. Datenträger), Software und Dateiformate haben gewissermassen ein Ablaufdatum, sie altern sehr rasch. Das bringt die Gefahr mit sich, dass Daten verloren gehen (Datenverlust) oder nicht mehr interpretierbar sind (Datenfriedhof).

LZA will diesen Gefahren entgegenwirken, indem der Erhalt der Daten und auch von deren Benutzbarkeit über mehrere Generationen von Hardware, Betriebssystemen, Applikationen und Dateiformaten hinweg ermöglicht wird.

Wie wird digital langzeitarchiviert?

Datenerhalt kann dauerhaft nur getrennt vom originalen Datenträger und damit unabhängig von dessen unbestimmter Lebensdauer gewährleistet werden. Verwendete Datenträger müssen regelmässig durch neue ersetzt werden. Die Daten sollten redundant - also in mehrfacher Kopie vorliegen, wobei die Kopien räumlich getrennt auf unterschiedlichen (Arten von) Datenträgern aufbewahrt werden sollten. Dies kann mit einer guten Backup-Strategie gleichgesetzt werden. Dies alleine reicht jedoch nicht aus.

Auch unterschiedliche Kontextinformationen zu den Daten, die langzeitarchiviert werden sollen, müssen mitgespeichert werden. Beispielsweise technische Metadaten, um eine automatische Bearbeitung und Verwaltung bei der Umsetzung von Erhaltungsstrategien zu ermöglichen, oder beschreibende (bibliographische) Metadaten, damit Inhalt und Kontext nachvollziehbar bleiben und die Daten aufgefunden werden können.

Und um die erhaltenen Daten auch künftig nutzen zu können, muss eine aufeinander abgestimmte Zusammenstellung von  Hard- und Software zur Verfügung stehen. Dies wird dadurch erschwert, dass sowohl Soft- wie auch Hardware den raschen Veränderungen des Marktes unterworfen sind und ständig durch neuere Entwicklungen ersetzt werden. So müssen entweder die digitalen Objekte dem neuen Umfeld angepasst werden (Migration) oder für die digitalen Objekte muss die originale Umgebung simuliert werden (Emulation). Bei einer Formatmigration wird in aktuelle, weit verbreitete, nicht proprietäre Formate (archivierungswürdige Formate) migriert. All dies wird durch ein professionelles Archiv gewährleistet.

Kann die UB meine Daten langzeitarchivieren?

Die UB Bern kann Ihnen mit der eigenen Infrastruktur (institutionell abgesichert) oder auch mit Empfehlungen für andere, geeignete langzeitarchivierende Institutionen weiterhelfen. Melden Sie sich bei berda.ub@unibe.ch.

Wann muss die LZA gestartet werden?

Das Thema LZA stellt einen wichtigen Teil der Projektplanung dar und wird daher idealerweise von Beginn an (bereits beim Projektantrag) bedacht.
Gerade bei komplexeren Daten wie Datenbanken oder digitalen Editionen kann idealerweise schon vor dem Projekt eine Beratung zur LZA genutzt werden. Siehe auch unser Beratungsangebot

Dienstleistungen und Support

Bern Digital Archive (BerDA)

Bern Digital Archive (BerDA) ist die Infrastruktur für digitale Langzeitarchivierung der Universitätsbibliothek Bern. Diese ermöglicht es, Daten langfristig, d.h. über mehrere Generationen von Hardware, Software und Dateiformaten hinweg, zu erhalten. Je nach Format kann zusätzlich die Benutzbarkeit (Darstellung und Interpretation) durch Formatmigrationen garantiert werden.

Mit BerDA werden bereits die e-rara-Bestände der UB Bern langzeitarchiviert. Weitere Projekte sind in Planung.

Sind Sie interessiert? Haben Sie Daten, die wir allenfalls für Sie archivieren können? Melden Sie sich: berda.ub@unibe.ch

 

 

Individuelle Beratung zur LZA von Ihren Daten

Seien es grundsätzliche Informationen zum Thema LZA, oder komplexere Fragen zu einem spezifischen Forschungsprojekt - das Team Langzeitarchivierung unterstützt Sie gerne bei Ihren individuellen Anliegen!

Kontakt berda.ub@unibe.ch

Wir helfen bei Fragen wie:

  • Betrifft mich das Thema Langzeitarchivierung? Was ist mein Ziel?
  • Welche von meinen Daten können und sollen langzeitarchiviert werden?
  • Was muss ich allgemein beachten, damit meine Daten langzeitarchiviert werden können?
  • Was ist mit meinen Daten aus Projekten wie Forschungsdaten?
  • Wo kann ich meine Daten archivieren?
  • Meine Daten sind sehr speziell, was muss ich machen?

 

E-Dissertationen

Die E-Dissertationen der Universität Bern werden von der Schweizerischen Nationalbibliothek archiviert.

FAQ

Ist LZA dasselbe wie ein Backup?

Nein, LZA geht weiter als ein Backup.

Ein Backup gibt Sicherheit bei alltäglichen Hardwareproblemen, zum Beispiel wenn ein USB-Stick verloren geht, ein Laptop oder eine externe Harddisk aussteigen oder entwendet werden. Um in solchen Fällen einen Datenverlust zu verhindern, wird empfohlen, wichtige Daten immer mindestens an zwei Orten, auf zwei Arten von Speichermedien vorzuhalten.

Als Mitarbeitende der Universität Bern konsultieren Sie bitte für zuverlässige Speicherlösungen (inkl. Backups) die Angebote der Informatikdienste der Universität Bern.

Um zu ermöglichen, dass die Daten nicht nur sicher abgelegt, sondern auch noch lange lesbar und interpretierbar sind, sollte zusätzlich die LZA in Betracht gezogen werden. Diese unterstützt archivierungswürdige Dateiformate und führt Format- sowie Hardwaremigrationen durch. Beispielsweise ein Worddokument von 1995 kann mit einer heute verbreiteten Wordsoftware nicht mehr ohne zusätzlichen Aufwand gelesen werden.

Was ist der Unterschied zum Universitätsarchiv?

Das Universitätsarchiv kümmert sich prinzipiell um die Archivierung von administrativen Unterlagen der Universität. BerDA archiviert Forschungsergebnisse und Digitalisate der UB. Beide Stellen stehen in Austausch miteinander, damit für die individuellen Anfragen eine optimale Lösung angeboten werden kann.

Was ist im Umgang mit meinen Daten weiter zu beachten?

Bei Fragen zu Datenmanagementplänen, Förderauflagen, Dokumentation und Metadaten, Dateiorganisation und -benennung, Data Sharing, Repositorien, sensiblen Daten usw. siehe Website zum Forschungsdatenmanagement.

Ist das LZA als Repositorium zum Publizieren von Daten nach den FAIR-Prinzipien geeignet?

Nein, das LZA eignet sich nicht als Repositorium zum Publizieren von Daten nach den FAIR-Prinzipien.

Das LZA legt den Fokus auf eine langfristige Archivierung der Daten (über mehrere Generationen von Hardware, Software und Dateiformaten), während sich Repositorien an einem Zeithorizont von zehn Jahren für die Ablage von Daten orientieren. Das LZA gewährleistet zusätzlich zum Erhalt von den Daten auch den Erhalt von deren Benutzbarkeit.

Data Recovery: meine Daten sind schon nicht mehr lesbar. Was kann ich tun?

Wir vermitteln gerne Kontakt zu einer externen Firma, die eine zu Ihrem Problem passende Lösung anbietet.
Melden Sie sich gerne unter berda.ub@unibe.ch

Warum PDF/A?

PDF/A ist ein weltweit anerkannter ISO-Standard und wurde entwickelt, um die Archivierung von Dokumenten zu erleichtern. Wir empfehlten grundsätzlich PDF/A-1und PDF/A-2, da dies die gebräuchlichsten Versionen sind. Wir beraten Sie gerne, welches Archivformat für ihre Dokumente am besten geeignet ist.